Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty?

Ostatnio na blogu nie pojawiało się nic nowego. To dlatego, że przygotowujemy dla Ciebie niespodziankę. Spory projekt, który w ostatnim czasie zupełnie Nas pochłonął. W ciągu kilku najbliższych dni oficjalnie go ogłosimy :).

Z uwagi na wybraną specjalizację, w swojej pracy zawodowej często spotykam się z tematem wysyłki wezwań do zapłaty.  Trochę ich już w swoim życiu widziałam. Przychodzi mi w związku z tym do głowy taka refleksja, że część z nich jest napisana albo niedbale albo co gorsza zawiera klauzule abuzywne. Jakie zatem wymogi powinno spełniać rzetelnie sporządzone wezwanie do zapłaty? Już podpowiadam :).

  • Oznaczenie Wierzyciela i/lub reprezentującego go podmiotu.

Przede wszystkim powinieneś poinformować o tym kto jest nadawcą Twojego pisma, podając pełną nazwę firmy. Jeśli w ostatnim czasie Twoje przedsiębiorstwo ulegało przekształceniu, obok obecnej nazwy warto wskazać również tę, która obowiązywała w momencie zawierania umowy z dłużnikiem.

  • Określenie dokładnej podstawy dochodzonego roszczenia.

Powinieneś wskazać również na podstawie jakiej umowy domagasz się od dłużnika zapłaty oraz w jakiej dacie owa umowa została zawarta. Jeżeli Twój Klient nie opłacił którejś z wystawionych mu przez Ciebie faktur, powinieneś ponadto podać jej numer i datę, do której powinna zostać opłacona. Służy to nie tylko podaniu podstawy powstania zadłużenia ale także wyjaśnieniu, w jaki sposób wszedłeś w posiadanie danych osobowych tej konkretnej osoby. Jeżeli wierzytelność została nabyta przez Ciebie od innego przedsiębiorstwa, fakt ten koniecznie trzeba ujawnić w piśmie.

  • Kwota zadłużenia.

Nie wystarczy samo podanie przez Ciebie łącznej kwoty zadłużenia na dzień wystawienia wezwania. Powinieneś ponadto wskazać ile wynosi należność główna, odsetki wraz z podaniem za jaki okres je naliczono oraz inne ewentualne koszty umowne. Z praktyki mogę powiedzieć, że wysyłając monit warto samodzielnie wyliczyć wysokość należnych odsetek. Pozostawienie tej kwestii dłużnikowi bardzo często skutkuje tym, że spłaca on jedynie tę część należności, która podana jest liczbowo w wezwaniu. Co natomiast z kosztami sądowymi i egzekucyjnymi? Jeśli jest to dopiero przedsądowy monit lepiej o tym nie wspominać, a już na pewno nie podawać konkretnych kwot, które dłużnik zobligowany będzie pokryć w związku z procesem. Prezes UOKiK-u wielokrotnie w swoich decyzjach wskazywał, iż podawanie w pismach kierowanych do konsumentów wysokości ewentualnych kosztów postępowania sądowego i egzekucyjnego stanowi praktykę naruszającą zbiorowe interesy konsumentów (np. decyzja nr DDK 8/2008 lub decyzja nr RKT-09/2011).

  • Termin płatności.

Można go wskazać na dwa sposoby – jako konkretną datę, do której dłużnik powinien dokonać płatności lub jako ilość dni liczonych od dnia otrzymania wezwania, w ciągu których należność powinna być uregulowana. Warto przy tym zadbać, żeby dłużnik miał wystarczający czas na dokonanie wpłaty. Teoretycznie można wyznaczyć mu termin jednodniowy (takie wezwania również się zdarzają, serio) tylko pojawia się pytanie po co? Moim zdaniem takie działanie jest po prostu nieetyczne. O Twoim podejściu do Klientów świadczy nie tylko to w jaki sposób zawierasz z Nimi umowę ale również to, w jaki sposób prowadzisz wobec nich windykację. Do rozważenia pozostawiam Ci kwestię, czy warto w taki sposób antyreklamę robić swojej firmie …

  • Rachunek bankowy do dokonania wpłaty.

Teoretycznie można poprosić dłużnika o dokonanie wpłaty przekazem pocztowym. W praktyce, w zdecydowanej większości wierzyciele proszą jednak o przelew na rachunek bankowy. Oprócz samego konta warto podać przy tym w jakim banku się ono znajduje oraz wskazać dokładne dane jego właściciela.

  • Podpis wierzyciela lub windykatora.

Najlepiej gdyby podpis był własnoręczny. Przy masowej wysyłce wezwań do zapłaty firmy windykacyjne bardzo często stosują praktykę wklejania do monitów skanów podpisów. Jeśli działasz na małą skalę chyba szkoda zachodu ze stosowaniem takich zabiegów.

Żaden z obowiązujących przepisów co do zasady nie wskazuje jakie elementy powinno zawierać wezwanie do zapłaty. Sugerowane przeze mnie pozycje wynikają z doświadczenia zawodowego oraz zdrowego rozsądku :). Powinieneś pamiętać, że w windykacji polubownej chodzi przede wszystkim o negocjacje, a marchewka działa na większość dłużników znacznie skuteczniej niż kij :).

Małgorzata

Photo credit: kenteegardin via Foter.com / CC BY-SA

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *